G-suite

Elaborado por: Pavel Jose Celis Peralta

del grupo: 4°D. de la especialidad: Ofimática.

¿Que es? 

Google Workspace antes conocido como G Suite es una suite poderosa de herramientas online - 100% web - para mensajería y colaboración que satisfacen las necesidades fundamentales de la empresa, incrementan la productividad y reduce costos, todas estas herramientas están hospedadas en la infraestructura de alta seguridad y disponibilidad de Google, no se requiere hardware o software y solo requiere una administración mínima, con esto puedes ahorrar mucho tiempo y reducir los costos para tu negocio.

                    

Google Workspace permite una colaboración segura en tiempo real entre grupos de trabajo de cualquier tamaño. Gracias a los documentos alojados (documentos de procesamiento de texto, hojas de cálculo y presentaciones), el acceso a vídeo basado en web y sencillas herramientas de creación de sitios, la información está disponible desde cualquier navegador o teléfono smartphone, cuando y donde los trabajadores la necesiten. Los servicios de Inicio de sesión único (SSO) basado en SAML se integran perfectamente con los sistemas de seguridad y de autenticación existentes. Google Workspace ofrece productividad segura y fácil a cualquier grupo de trabajo sin necesidad de añadir hardware o software adicional.

Google Workspace ofrece los siguientes beneficios:

• Soporte vía correo electrónico y telefónico 24/7 directo con Google.
• Ahorro en costos comprobado.
• Garantía de disponibilidad del 99.9% con replicación sincrona.
• 50 veces mas de almacenamiento de correos electrónicos que el promedio de la industria. No se requiere eliminar correos ya que se cuenta con 30 GB de almacenamiento de correo electrónico para cada empleado en la versión más básica.
• Interoperabilidad con Microsoft Outlook.
• Acceso a las aplicaciones de MI, de calendarios y de correo electrónico desde teléfonos celulares.
• Seguridad líder en la industria.
• Control total administrativo y de datos.
• Opciones de asistencia útiles.

Herramientas de G Suite

Gmail

 

Gmail es una de las herramientas de correo electrónico más populares. La versión gratuita, para personas, es abierta e incluye publicidad de Google.

Cuando este se adquiere a través de la suite de Google, el correo deja de ser @gmail.com y pasa a obtener el dominio de la empresa. Esto es de gran utilidad, ya que aporta un carácter profesional a la empresa.

Una de las grandes ventajas, además de la anteriormente mencionada, es que cuenta con mayor capacidad de alojamiento, no tiene anuncios ni publicidad y cuenta con la posibilidad de incluir el logo empresarial.

Google Calendar

El calendario de Google en la nube te permite gestionar tu agenda de forma adecuada, agendar llamadas a clientes, fijar fechas y recordatorios de entregas. Dentro del paquete de G Suite incluye la opción de crear calendarios grupales para los equipos de trabajo, permite hacer públicos los eventos externos de la empresa mediante una galería en Google Calendar o insertándolos en una página web.

Google Drive

Esta solución de Google permite alojar archivos en la nube. Puedes sincronizar y compartir fácilmente los archivos de tal manera que el resto del equipo pueda tenerlo siempre a la mano.

Adquiriendo Google Workspace, puedes tener el doble de almacenamiento que en la versión gratuita, junto con la capacidad de leer 40 tipos de archivos diferentes sin necesidad de ningún software adicional. Incluye soporte 24/7, controles de uso compartidos e informes avanzados

Los principales elementos dentro de Google Drive incluyen:

• Google Docs: Permite la creación y edición de documentos en la nube sin la necesidad de instalar ninguna herramienta adicional.
• Google Sheets: Permite realizar y procesar hojas de cálculo, ejecutar cifras financieras, hacer seguimiento de presupuestos, etc.
• Google Slides: Es el equivalente al PowerPoint de Office. Gracias a su sistema colaborativo permite que cualquier persona del equipo pueda trabajar en una misma presentación.

Una de las características más destacadas de estas herramientas es la opción de visualizar los comentarios en tiempo real, así como ver las versiones anteriores de un mismo archivo. Esto hace que no haya problemas de sincronización y permite ver un seguimiento más detallado de los cambios realizados. Además, la opción de compartir archivos con el resto del equipo para que vean, editen o compartan es muy intuitiva.

Google Chat

Es verdad que existen diferentes herramientas de mensajería instantánea como Whatsapp. Sin embargo, a nivel corporativo es importante tener un canal de comunicación interno, ya que se pueden tocar temas sensibles o información confidencial.

Google chat es una herramienta de mensajería instantánea en la nube que puede ser sincronizada con el resto de herramientas de Google. Esta incluye:

• Hangouts para conversaciones o chats de uno a uno.
• Meets para videoconferencias individuales o grupales: Esta se puede enlazar directamente con Calendar para crear salas de reuniones por evento. Esto permite que el proceso sea más ágil evitando tener que ingresar a diferentes plataformas.

Google Vault

Vault es el servicio de archivo de Google, que ayuda a las empresas a navegar por el mundo de los datos. 

Una de las primeras tareas para los usuarios de Vault es delinear las políticas de retención que determinarán qué usuarios pueden acceder a qué datos y cuánto tiempo se almacenarán, según los requisitos de su negocio. 

Vault también se puede usar para compilar informes de auditoría, así como para exportar contenido a una variedad de formatos. Como era de esperar, las funciones de búsqueda de Vault son muy sofisticadas y permiten a los usuarios buscar por tipo de archivo, usuario, fecha y palabra clave. 

Ventajas y Desventajas de la G-suite

Ventajas:

• Colaboración en tiempo real: Permite a varios usuarios trabajar simultáneamente en un documento, hoja de cálculo o presentación, lo que facilita la colaboración en proyectos.

• Acceso desde cualquier lugar: Al estar basado en la nube, puedes acceder a tus archivos y herramientas desde cualquier dispositivo con conexión a internet, lo que facilita el trabajo remoto y la movilidad.

• Integración con otras herramientas de Google: Se integra fácilmente con servicios como Gmail, Google Calendar, Google Drive, entre otros, lo que permite una experiencia de usuario fluida.

• Actualizaciones automáticas: Google se encarga de mantener y actualizar las aplicaciones de forma automática, por lo que siempre tendrás acceso a las últimas características y mejoras sin necesidad de instalar nada manualmente.

• Facilidad de administración: Los administradores de TI pueden gestionar fácilmente usuarios, dispositivos y configuraciones desde el panel de administración centralizado.

Desventajas:

• Dependencia de la conexión a internet: Para acceder y utilizar las aplicaciones de G Suite, necesitas una conexión a internet estable. Si no tienes acceso a internet, tu capacidad para trabajar puede verse limitada.

• Funcionalidades limitadas offline: Aunque algunas aplicaciones de Google Workspace ofrecen funcionalidad offline, no todas lo hacen, lo que puede ser problemático si necesitas acceder a tus documentos sin conexión.

• Privacidad y seguridad: Almacenar datos en la nube implica confiar en la seguridad y privacidad proporcionadas por el proveedor de servicios. Aunque Google tiene robustas medidas de seguridad, algunas organizaciones pueden tener preocupaciones sobre la privacidad de sus datos.

• Costo: Aunque Google ofrece planes de precios asequibles para pequeñas empresas, los costos pueden sumar si necesitas características avanzadas o una gran cantidad de almacenamiento.

• Compatibilidad con otras plataformas: Aunque Google Workspace es compatible con la mayoría de los sistemas operativos y navegadores web, puede haber limitaciones en la funcionalidad o la experiencia del usuario en ciertas plataformas.

Fuentes

• Dongee. (s/f). ¿Qué ventajas y desventajas tiene Microsoft Office y Google Workspace? Recuperado de https://www.dongee.com/tutoriales/que-ventajas-y-desventajas-tiene-microsoft-office-y-google-workspace/

• Clavei. (s/f). Ventajas de G Suite profesional para empresas. Recuperado de https://www.clavei.es/blog/ventajas-de-gsuite-profesional-para-empresas/

• BlueCaribu. (s/f). G Suite: ¿Qué es, cómo funciona y para qué sirve? Recuperado de https://www.bluecaribu.com/g-suite-que-es-como-funciona-y-para-que-sirve

• IEBSchool. (s/f). ¿Qué es G Suite y qué herramientas incluye? Creación de empresas. Recuperado de https://www.iebschool.com/blog/que-es-g-suite-y-que-herramientas-incluye-creacion-empresas/

• Arroba System. (s/f). ¿Qué es G Suite? Recuperado de https://arrobasystem.com/pages/que-es-g-suite

• Llika. (s/f). ¿Qué aplicaciones o herramientas ofrece G Suite? Recuperado de https://llika.com/g-suite/faqs/que-aplicaciones-o-herramientas-ofrece-g-suite

• Damos. (s/f). Las ventajas de Google Workspace antes G Suite para su negocio: ¿Por qué lo usamos nosotros? Recuperado de https://www.damos.co/blog/informacion-general/las-ventajas-de-google-workspace-antes-g-suite-para-su-negocio-por-que-lo-usamos-nosotros

• IPNet. (s/f). G Suite y Google Workspace: ¿Cuál es la diferencia? Recuperado de https://ipnet.cloud/blog/es/google-workspace-es/g-suite-y-google-workspace-cual-es-la-diferencia/

• Intelligence Partner. (s/f). Productos G Suite. Recuperado de https://www.intelligencepartner.com/productos-g-suite-2/

• GB Advisors. (s/f). G Suite: Aplicaciones de colaboración y productividad. Recuperado de https://www.gb-advisors.com/es/herramientas-de-productividad/g-suite-aplicaciones-de-colaboracion-y-productividad/